Comment organiser un entretien annuel d'évaluation ?

En 2023, 78% des salariés des grandes entreprises en France ont bénéficié d'un entretien annuel¹. Ce rendez-vous est à la fois l'occasion de revenir sur l'année écoulée et de fixer les objectifs futurs.

Découvrez comment mettre en place un entretien annuel d'évaluation pour vos collaborateurs et les méthodes à utiliser durant l'entretien pour qu'il soit efficace et bénéfique aux deux parties.

Qu'est-ce que l'entretien annuel d'évaluation ?

L'entretien annuel d'évaluation consiste à évaluer les compétences professionnelles d'un salarié, à faire le bilan de ses dernières missions et à fixer ses prochains objectifs².

Il s'organise autour de trois axes :

1. Évaluer l’action et les performances du collaborateur au regard des objectifs définis en début de période,
2. Mettre en évidence les compétences développées par le collaborateur,
3. Fixer des objectifs à atteindre et définir ensemble un plan d’action pour la période future.

L’entretien annuel est couramment utilisé dans de nombreuses entreprises aujourd'hui. Cependant, l’entretien annuel fait l'objet de débats concernant son efficacité. Même si l'entretien annuel formel reste un moment privilégié entre le manager et le collaborateur, plusieurs experts en sciences de gestion et en ressources humaines suggèrent que des évaluations plus fréquentes et informelles pourraient être plus bénéfiques pour la motivation des employés et la performance organisationnelle. Toutefois l’entretien annuel et sa formalisation reste un moment privilégié de l’acte managérial.

L'entretien annuel d’évaluation est-il obligatoire ?

En tant qu'employeur, vous n'avez pas l'obligation d'organiser des entretiens individuels annuels³. L’entretien annuel n’est pas inscrit dans le Code du Travail mais il est devenu une pratique commune dans de nombreuses entreprises.

En revanche, si vous décidez de le faire, le salarié ne peut pas refuser d'y participer. Il est légalement obligé de se présenter à l'entretien et vous avez le droit d'appliquer des sanctions en cas de refus⁴.

Vous devez informer individuellement ou collectivement vos salariés que des entretiens annuel d’évaluation sont organisés et préciser les techniques d’évaluation qui sont mises en œuvre.

Pourquoi organiser un entretien annuel d’évaluation ?

Les études en sciences de gestion démontrent que l’entretien annuel d’évaluation, s’il est mené efficacement, encourage la performance, améliore la satisfaction au travail et influence positivement la perception que les collaborateurs ont de leur entreprise.

Ainsi, l'entretien annuel d’évaluation est un moment d'échange entre le salarié et sa hiérarchie qui remplit plusieurs fonctions⁵.

Pilotage de la performance

L'entretien annuel permet de donner un feedback formel sur la performance professionnelle de votre collaborateur et de mettre en évidence ses réalisations pendant la période écoulée. Les résultats sont évalués en partageant avec lui ses réussites mais aussi ses éventuels points d'amélioration. Les progrès réalisés et l’ensemble des pistes de développement sont abordés et de nouveaux objectifs sont fixés pour la période future.

Communication managériale

L’entretien annuel d’évaluation est un moment privilégié qui favorise une communication ouverte et transparente entre vous et vos collaborateurs. C’est un espace-temps durant lequel chacun s’exprime librement et partage un feedback mutuel dans un cadre formel.

L’entretien annuel est également le moment d’établir et de communiquer clairement comment la contribution individuelle de votre collaborateur s’aligne sur la stratégie et les objectifs globaux de l’entreprise.

Motivation et fidélisation

Lors de l’entretien annuel d’évaluation, vous donnez de la reconnaissance existentielle, de la reconnaissance sur l’investissement et l’engagement au travail, de la reconnaissance sur la pratique de travail ou encore de la reconnaissance sur les résultats. Ces différentes formes de reconnaissance contribuent à accroître l’engagement et la motivation de vos collaborateurs.

Qui doit mener l'entretien annuel ?

Généralement, l'entretien annuel d'un salarié est mené par son supérieur hiérarchique direct.

Le manager direct connait en effet de façon approfondie les réalisations, les responsabilités et le contexte de travail de son collaborateur. C'est aussi lui qui interagit le plus souvent avec son collaborateur, ce qui lui permet de réaliser une évaluation la plus objective possible.

La direction des ressources humaines joue également un rôle clé dans le processus, en veillant à la cohérence et l’équité des pratiques et en formant les managers.

Certaines entreprises choisissent d’intégrer un feedback 360° aux entretiens annuels. Les feedbacks proviennent ainsi du supérieur hiérarchique mais également des pairs, des subordonnées et parfois même des clients. Le feedback porte néanmoins plus sur des soft skills que sur les performances.

Comment bien préparer un entretien annuel ?

Durant un entretien annuel, vous pouvez utiliser n'importe quels outils et méthodes d'évaluation tant que ceux-ci portent sur le travail accompli par le salarié⁷.

Vous pouvez par exemple établir une grille de critères qui vous aidera à évaluer chacun de manière objective. Ces critères peuvent aussi servir de base à vos échanges durant l'entretien.

Pendant la phase de préparation, vous devez également⁹:

• Consulter le CSE avant d'organiser les entretiens
• Avertir chaque salarié suffisamment tôt avant la date de son entretien pour qu'il puisse s'y préparer
  

Comment conduire un entretien annuel ?

Voici comment se déroule un entretien annuel d'évaluation de manière générale.

1. Accueil du salarié

Les premières minutes d'interactions avec le salarié donnent le ton pour la suite de l'entrevue. C'est un moment important pour établir un lien de confiance avec le collaborateur et l'aider à diminuer son stress.

2. Bilan de l'année écoulée

L'entretien commence souvent par un bilan des réalisations, des réussites ainsi que des difficultés éprouvées depuis le dernier entretien annuel. Échanger à ce sujet avec le salarié vous permet de connaître ce qui lui a posé problème et de réfléchir avec lui à des solutions.

3. Évaluation des compétences

Durant un entretien annuel, vous pouvez également évaluer les compétences du salarié afin de constater sa progression et éventuellement de lui proposer une augmentation ou une promotion.

4. Définition des objectifs

Une fois que vous avez terminé de faire le bilan des réalisations et compétences du salarié, vous pouvez fixer avec lui de nouveaux objectifs sur lesquels il pourra travailler pendant l'année à venir.

Ces objectifs peuvent concerner la réalisation de tâches, l'acquisition de compétences, l'atteinte d'un niveau de performance supérieur, etc.

5. Conclusion de l'entretien

À la fin de l'entretien annuel, vous pouvez passer en revue ce qui a été dit au cours de la discussion et faire un résumé des objectifs et actions à réaliser avant le prochain entretien.

6. Compte-rendu final

Suite à l'entretien, il est d'usage de rédiger un compte-rendu contenant le bilan réalisé, les nouveaux objectifs fixés et les conclusions de l'entretien. Ce compte-rendu doit rester confidentiel et peut être communiqué au salarié afin de recueillir sa signature¹⁰.

L'entretien annuel peut donner suite à des actions concrètes, positives comme négatives. Si le salarié a obtenu de bons résultats, vous pouvez par exemple lui proposer une augmentation de salaire, une promotion, une mobilité géographique, ou encore une prime.

Si au contraire vous êtes insatisfait des performances du collaborateur, vous pouvez envisager des sanctions, voire mettre en œuvre une procédure de licenciement si la situation le justifie.

Nos conseils pour bien mener l'entretien annuel

L'entretien annuel est un moment important pour le salarié, qui peut en sortir satisfait et motivé ou au contraire complètement découragé. Voici quelques conseils de nos experts pour que tout se passe pour le mieux.

Valorisez le travail réalisé

Votre reconnaissance est importante pour vos salariés, qui en ont besoin pour se sentir utiles et appréciés¹². L'entretien d'évaluation est le moment idéal pour valoriser leur travail, leurs points forts et leurs réussites.

Restez à l'écoute

L'entretien annuel est un moment d'échange où le salarié peut également vous faire part de ses difficultés et de ses souhaits. Il est important d'être à l'écoute, même si vous n'avez pas toujours la possibilité de donner suite à ses demandes. En effet, se sentir entendu et pris en compte est un facteur important de la motivation et de la fidélisation.

Donnez un feedback constructif

La manière dont vous communiquez votre feedback a beaucoup d'importance. Il est bien entendu nécessaire de soulever les points négatifs, mais aborder le sujet avec tact vous permettra d'avoir toute l'attention du salarié et d'éviter qu'il ne se referme sur lui-même.

Créez du lien avec vos collaborateurs

L'évaluation annuelle est un moment d'échange privilégié entre le collaborateur et son manager. C'est l'occasion d'amener le salarié à s'auto-évaluer et à parler librement de son année. C'est aussi le moment de lui donner du feedback, qu'il soit bon ou moins bon.

Partagez l'évaluation

L'entretien annuel n'est pas seulement un entretien d'évaluation, mais aussi et surtout d'auto-évaluation. Et pour que vos collaborateurs puissent s'auto-évaluer, ils doivent avoir été impliqués dès le départ, notamment via :

• Des objectifs concrets fixés en début de période
• Des outils de suivi de l'activité adéquats
• Un feedback régulier au cours de la période
• Des informations complètes concernant l'avancée et les conditions de réalisation des objectifs

Montrez de la reconnaissance

L'évaluation est un moment clé pour apporter de la reconnaissance au collaborateur, notamment au niveau de la qualité de son travail, de sa capacité à évoluer et de son appartenance à l'entreprise.

C'est aussi l'occasion de questionner et découvrir ses sources de motivation ainsi que les projets qui alimentent cette motivation.

Réalisez une nouvelle feuille de route

La feuille de route est un document qui guidera votre collaborateur jusqu'au prochain entretien annuel. Il contient entre autres :

• Les nouveaux objectifs fixés pour l'année à venir
• Les voies et conditions de réalisation de ces objectifs
• Le support et le soutien dont le collaborateur peut avoir besoin au cours de l'année

La réalisation d'une feuille de route implique des échanges avec le collaborateur sur ces différents points, ce qui en fait une démarche très constructive.

Fournir des moyens de développement

Proposez à votre collaborateur des moyens concrets pour l'aider à se développer et à atteindre leurs prochains objectifs. Pour cela, vous devrez notamment identifier son niveau d'autonomie et lui proposer une voie de progression, qui peut inclure des projets ou tâches spécifiques, des formations, du mentorat, ou autre.

*Tous les articles de CLEPER sont rédigés par un humain.

Les contenus de nos articles s’appuient sur des recherches en sciences de gestion (Sociologie du travail, Psychologie du Travail, Economie du travail, Ressources Humaines). Nous nous attachons à citer les auteurs des différentes publications et recherches.

¹ Enquête IFOP - Javelo (2023)

² Évaluation du salarié, Service-Public.fr

³ Évaluation du salarié, Service-Public.fr

⁴ Évaluation du salarié, Service-Public.fr

⁵ Barbelivien, D. & Meyssonnier, F. (2019). L’évaluation des salariés entre contrôle de gestion et GRH: Étude comparée de cinq multinationales. Revue française de gestion, 281, 29-42.

⁶ Tarafi, N. (2022). L’évaluation des managers, une composante peu connue du système de pilotage. ACCRA, 13, 57-89.

⁷ Évaluation du salarié, Service-Public.fr

⁸ Évaluation du salarié, Service-Public.fr

⁹ Évaluation du salarié, Service-Public.fr

¹⁰ Évaluation du salarié, Service-Public.fr

¹¹ Évaluation du salarié, Service-Public.fr

¹² Tarafi, N. (2022). L’évaluation des managers, une composante peu connue du système de pilotage. ACCRA, 13, 57-89.