Animer efficacement une réunion

Les réunions sont des moments indispensables de communication en équipe. Elles permettent de faire avancer un projet, d'annoncer ou de suivre la mise en œuvre d'un changement ou tout simplement d'échanger autour d'un sujet important. Cette formation vous apprendra à organiser, structurer et dynamiser une réunion pour transmettre votre message efficacement.

L'approche pédagogique CLEPER

Cleper utilise des méthodes et techniques pédagogiques variées pour favoriser l'engagement des participants et le transfert des apprentissages.

Élaboration d'un plan de développement individuel

À la fin de la formation, chaque participant est amené à construire son plan de développement individuel. Ce plan comprend des actions concrètes ainsi que des objectifs évaluables et temporellement définis pour continuer à se développer de manière personnalisée, en fonction des objectifs, des missions et des zones de développement de chacun. Les plans de développement sont également transmis à la hiérarchie des participants afin qu'ils puissent les accompagner dans le développement de leurs compétences.

Pourquoi se former à l'animation de réunion ?

Animer une réunion n'est pas aussi simple qu'il n'y paraît : il faut parvenir à respecter le timing et l'ordre du jour, atteindre le livrable de la réunion, répondre aux objections et aux questions des participants, et lorsque la réunion est longue, trouver des façons de la rendre dynamique afin de conserver toute l'attention des participants jusqu'au bout. 
Heureusement, il existe des méthodes pour faire passer un message efficacement, dynamiser la discussion et recentrer les échanges lorsque c'est nécessaire.

Les compétences à développer pour animer une réunion efficacement 

Pour réussir une réunion, il faut à la fois penser à sa structure et son organisation, mais aussi démontrer de bonnes compétences relationnelles pour communiquer efficacement.

L'organisation de réunion 

L'organisation d'une réunion passe par l'établissement d'un ordre du jour bien structuré qui permet de passer en revue les différents points de manière logique et pertinente. Prévoir cette structure à l'avance permet de rester concentré sur les sujets importants et d'éviter les digressions. 
De même, fixer un objectif clair avant la réunion aide à bien définir la raison pour laquelle les participants sont rassemblés et à suivre un fil conducteur clair et défini.

L'intelligence émotionnelle

Les réunions peuvent parfois porter sur des sujets sensibles. Il est alors important de pouvoir démontrer une bonne intelligence émotionnelle pour comprendre les craintes, les objections et les émotions vécues par les autres participants. Rester dans l'écoute et l'empathie rend le message d'autant plus impactant et permet d'éviter la démotivation, le désengagement ou encore les conflits.  

L'assertivité 

Certaines réunions, et en particulier dans le cadre de la conduite d'un changement, ont pour objectif de communiquer une décision ou les modalités d'une nouvelle organisation. Présenter le sujet avec confiance et assertivité est essentiel pour donner de l'impact au message et faire adhérer les participants.

La communication 

La communication est bien évidemment l'une des compétences les plus importantes pour mener une réunion efficacement. Bien communiquer en réunion, c'est être capable de bien structurer ses propos, de communiquer de manière factuelle et positive, de maîtriser la communication non-verbale ainsi que d'écouter et de s'adapter à son interlocuteur.
Cela permet d'éviter bien des malentendus et de préserver les relations au sein de l'équipe, même lorsque le sujet abordé est sensible. De plus, une bonne communication permet de garder les participants engagés dans la durée.