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Les 10 clés pour optimiser vos onboardings

03 décembre 2024 | 5 min

Deux femmes de dos assisent sur des chaises discutent avec une nouvelle collègue souriante à la peau noir qui se tient debout devant une table dans une salle de pause

L'onboarding est une démarche essentielle pour accompagner vos nouvelles recrues dès leurs premiers pas dans votre entreprise. Il contribue à leur engagement, leur motivation et permet de réduire le turnover en véhiculant une marque employeur positive dès le départ. 

Découvrez en quoi consiste un onboarding réussi et les 10 bonnes pratiques à mettre en place pour favoriser l'intégration de vos nouveaux salariés.

Qu'est-ce que l'onboarding ? 

L'onboarding est un terme RH qui désigne les processus et dispositifs mis en place lors de l'arrivée d'un nouveau salarié au sein de l'organisation. Il a pour objectif d'aider le collaborateur à s'intégrer dans son équipe, à s'adapter à ses nouvelles fonctions et à s'approprier la culture de l'entreprise. 

 

Bon à savoir : 
Le terme "onboarding" se traduit littéralement par "embarquement" en français. Lorsqu'il est utilisé dans le cadre des ressources humaines, on parle aussi de "parcours d'intégration".

 

Pourquoi est-il important de proposer un bon onboarding ?

Proposer un onboarding à vos collaborateurs pour les accueillir est recommandé pour plusieurs raisons 1 :  

  • Réussir la prise de poste : un accompagnement de qualité permet au collaborateur de prendre ses fonctions rapidement et efficacement.
  • Favoriser une bonne collaboration : en aidant le salarié à s'intégrer dans son équipe, vous favorisez une bonne entente et une collaboration efficace.
  • Engager et fidéliser la nouvelle recrue : arriver dans une nouvelle entreprise nécessite une période d'adaptation, qui peut être assez déroutante si le salarié est livré à lui-même. En le soutenant dès son premier jour, vous améliorez son engagement au travail et limitez le turnover.
  • Renforcer votre marque employeur : l'onboarding fait partie intégrante de l'expérience candidat dans un processus de recrutement. Il s'agit donc d'un élément qui joue en votre faveur pour attirer les meilleurs talents.
  • Transmettre vos valeurs d'entreprise : le parcours d'intégration aide non seulement le salarié à prendre ses marques, mais permet aussi de lui transmettre la culture et les valeurs de l'entreprise.
  • Diminuer le temps d'adaptation : lors d'une prise de poste, il faut un peu de temps pour s'habituer aux processus de l'entreprise. Durant cette période, les performances sont généralement ralenties. L'onboarding permet de réduire ce temps d'adaptation afin que le salarié puisse rapidement maîtriser les outils à sa disposition.

Comment optimiser vos onboardings ?

Voici quelques bonnes pratiques à adopter pour proposer des onboardings appréciés et efficaces à vos nouvelles recrues. 

1. Proposer un pré-boarding

Pourquoi attendre le premier jour du contrat pour démarrer l'onboarding ? Le pré-boarding est une phase de l'onboarding qui précède l'arrivée du salarié dans l'entreprise. Il peut inclure un assessment, une formation ou simplement des entretiens avec le futur manager. 

Cela permet à la personne recrutée de se préparer à l'avance afin de se sentir prête et confiante avant son premier jour. 

 

Bon à savoir : 
Lors du pré-boarding, pensez aussi à faire le nécessaire pour que le salarié puisse accéder aux locaux et aux outils dont il aura besoin dès son premier jour (badge, adresse mail, identifiants pour l'intranet, bureau attribué…).

2. Organiser la première journée du collaborateur

La première journée de travail est décisive, car c'est là que votre futur salarié formera ses premières impressions sur votre culture d'entreprise. Un accueil chaleureux et bien organisé aura une grande influence sur sa motivation et son engagement. 

Au contraire, un salarié qui est livré à lui-même lors de son premier jour et qui perçoit son arrivée comme désorganisée a plus de chances de quitter son poste rapidement. 

 

À noter : 
Une petite attention comme un mot de bienvenue ou une pause goûter avec les collègues peut paraître anodine, mais votre collaborateur s'en souviendra longtemps !

3. Programmer un suivi régulier

Les premières semaines, prévoyez des entretiens de suivi régulièrement afin d'aider le salarié à surmonter les éventuelles problématiques qu'il rencontre. C'est l'occasion de lui montrer votre soutien tout en vous assurant que son intégration se déroule dans de bonnes conditions. 

Durant les entretiens d'onboarding, prenez le temps de recueillir les ressentis du collaborateur ainsi que ses questions en lui proposant de réaliser un rapport d'étonnement. Au début, les salariés ont tendance à éviter de donner un feedback négatif à leur employeur par crainte de donner une mauvaise impression : instaurez un climat de confiance dès le départ afin qu'il puisse s'ouvrir à vous sur ses difficultés et que vous puissiez trouver ensemble des solutions le cas échéant.

4. Mettre en place un système de mentorat

Le mentorat consiste à désigner un salarié de l'entreprise comme "mentor" ou "parrain" de la nouvelle recrue. Il est chargé de lui expliquer les particularités de votre entreprise, de lui montrer votre fonctionnement interne et de répondre à ses questions. Le salarié pourra aussi s'inspirer et apprendre de son mentor en l'observant à la tâche. Le mentorat est un système d'apprentissage entre pairs qui a lieu directement en situation réelle et qui favorise la convivialité.

5. Adopter les bons outils

Il existe aujourd'hui différents types d'outils qui peuvent faciliter vos onboardings. Par exemple, un intranet où le nouveau salarié peut poser des questions et lire les documentations propres à vos processus internes lui permettra de résoudre les problèmes qu'il pourrait rencontrer lors de ses premières missions. Vous trouverez aussi des outils administratifs où le collaborateur peut avoir accès à ses documents individuels, des plateformes de formation en ligne, etc.      

 

Bon à savoir : 
Le SIRH est un excellent outil pour organiser un onboarding : il vous permet de planifier les actions à réaliser, de créer un portail où la nouvelle recrue peut retrouver différents documents (comme un livret d'accueil ou des informations sur le fonctionnement de l'entreprise) et de coordonner le suivi de l'onboarding entre le RH et le manager. 

6. Organiser un assessment 

L'assessment est une évaluation qui permet au nouveau salarié d'apprendre à mieux se connaître et d'être conscient à la fois de ses forces et de ses zones de développement. Il pourra alors travailler sur ses points d'attention avant et pendant sa prise de poste afin qu'il se sente préparé et confiant dans son nouveau rôle. 

L'assessment est souvent suivi d'un plan d'action proposé au collaborateur afin de le guider dans ses apprentissages futurs. 

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7. Proposer des formations 

Il est souvent difficile de trouver un candidat qui possède exactement tout l'éventail de compétences nécessaires pour un poste. De plus, certains outils et méthodes sont parfois propres à l'entreprise et nécessitent une période d'apprentissage pour les nouveaux arrivants. Offrir des formations pertinentes est alors un excellent moyen d'accompagner vos recrues et de les aider à se sentir entièrement à l'aise dans leur poste. 

8. Favoriser l'apprentissage par les pairs

L'apprentissage par les pairs (ou peer-to-peer learning) est une méthode qui incite les collaborateurs à partager leurs connaissances, leurs expériences et leurs savoirs entre eux afin d'apprendre les uns des autres. Cela peut se révéler particulièrement efficace dans le cadre d'un onboarding, puisque votre nouveau salarié pourra alors découvrir le fonctionnement de votre entreprise en pratique tout en tissant des liens avec ses collaborateurs.

9. Personnaliser vos onboardings

Chaque poste implique des outils, des missions et des besoins différents. De même, chaque individu possède un spectre de compétences unique et peut rencontrer des difficultés qui lui sont propres. C'est pourquoi les onboardings personnalisés sont particulièrement efficaces pour aider un nouveau salarié à s'intégrer dans l'entreprise. 

De plus, une approche personnalisée est généralement très appréciée des salariés, qui constatent alors votre implication et votre soutien dès leur premier jour. Un point positif qui a une influence considérable sur leur engagement et leur motivation par la suite.

10. Organiser des rencontres

Afin que le nouveau salarié puisse rapidement s'imprégner de votre culture d'entreprise et comprendre tous les enjeux de sa mission, amenez-le à rencontrer les acteurs internes et externes de l'organisation : collaborateurs, clients, prestataires…

Vous pouvez par exemple lui proposer de changer de poste le temps d'une journée lors d'un "vis ma vie" pour qu'il découvre les missions réalisées par ses collaborateurs, ou organiser des communautés de pratiques afin qu'il puisse partager et échanger avec ses pairs.

 

*Tous les articles de CLEPER sont rédigés par un humain.

Les contenus de nos articles s’appuient sur des recherches en sciences de gestion (Sociologie du travail, Psychologie du Travail, Economie du travail, Ressources Humaines). Nous nous attachons à citer les auteurs des différentes publications et recherches.

 

1  de Boer, C. & Delobbe, N. (2022). Effets de l’onboarding à distance sur la socialisation organisationnelle : une étude comparative sur les nouveaux entrants d’une école de management hôtelier. @GRH, 43, 61-88. 

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