Qu'est-ce qu'un SIRH et comment bien le choisir ?

Le SIRH est un allié essentiel pour gérer les ressources humaines. Son choix et son utilisation éclairée peuvent transformer votre département RH. Il facilite les processus, optimise le temps et augmente l'efficacité. Découvrez comment bien choisir et utiliser votre SIRH pour en tirer les meilleurs bénéfices.

Qu'est-ce qu'un SIRH ?

Un SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines) est un logiciel permettant de gérer l'ensemble des processus liés à la gestion du personnel au sein d'une entreprise. Il regroupe les données RH telles que les recrutements, la formation, la paie, les congés, les évaluations, etc.

Quelles sont les fonctionnalités d'un SIRH ?

Parmi les fonctionnalités clés d'un SIRH, on retrouve la gestion des recrutements, des formations, de la paie, des congés, des évaluations des performances, de la gestion des temps, des avantages sociaux, de la mobilité interne, du suivi des compétences, des tableaux de bord RH, etc.      

Ces fonctionnalités permettent aux professionnels des ressources humaines de centraliser et d'automatiser de nombreux processus, facilitant ainsi la prise de décision, l'analyse des données et l'optimisation des politiques RH.

Gestion de la paie

La gestion de la paie dans un SIRH est une fonctionnalité clé qui assure le traitement efficace et précis des salaires des employés en conformité avec les réglementations fiscales. Elle automatise le calcul des rémunérations basé sur les heures travaillées, les primes et autres facteurs. Le SIRH gère également les diverses retenues fiscales et sociales, ainsi que les processus administratifs pour garantir la conformité réglementaire. Il génère des rapports détaillés sur les coûts de la paie pour stimuler l'analyse et la prise de décision en gestion. En outre, il gère les avantages sociaux tels que les plans de retraite et les assurances.

Gestion des plannings et des absences

La fonctionnalité de gestion des plannings et absences dans un SIRH permet une gestion efficace et automatisée du temps de travail. Elle permet d'attribuer les horaires et de gérer les changements en tenant compte des besoins de l'entreprise et des préférences des employés.

La fonctionnalité de gestion des absences suit toutes les formes de congés, facilitant les demandes d'absence, l'approbation par les managers et le suivi par les RH. De plus, les SIRH peuvent fournir des rapports détaillés sur les temps de travail et les absences, offrant des informations précieuses pour l'analyse et la prise de décision.

Gestion des recrutements et des candidatures

La gestion des recrutements et candidatures est une autre fonctionnalité clé d'un SIRH. Elle permet d'automatiser et de rationaliser tout le processus de recrutement, de la publication d'offres d'emploi à l'intégration des nouveaux employés  dans le cadre des mobilités internes et du recrutement externe.   

Les SIRH peuvent faciliter la rédaction et la publication d'offres d'emploi sur plusieurs plateformes. De plus, ils offrent des outils pour filtrer, évaluer et suivre les candidatures, rendant le processus de sélection plus efficace. Les SIRH peuvent également permettre aux candidats de postuler en ligne, d'améliorer leur expérience et de renforcer l'image de marque de l'employeur. La gestion des recrutements dans un SIRH peut aussi faciliter la communication avec les candidats, la programmation d'entretiens, et l'onboarding des nouveaux embauchés.

Gestion des compétences

La gestion des compétences dans un SIRH permet d'identifier, de suivre et de développer les compétences et les talents de l'organisation pour répondre aux objectifs stratégiques. Cette fonctionnalité facilite la création de profils de compétences pour les postes et les individus, permettant l'alignement entre les compétences requises et existantes.

Les SIRH peuvent également soutenir des évaluations de performance régulières pour identifier les lacunes compétitives et guider les efforts de développement. Ils facilitent souvent la mobilité interne en mettant en évidence les correspondances entre les compétences des employés et les besoins de l'entreprise.    

Onboarding

La gestion de l’onboarding dans un SIRH met à disposition du nouveau collaborateur les documents administratifs de l’entreprise (règlement intérieur, formulaires administratifs…). Les formulaires peuvent être directement signés par les nouveaux arrivants à partir du SIRH. Les informations relatives à l’entreprise y sont présentées également. Des vidéos, des podcasts, des organigrammes facilitent l’intégration des nouveaux collaborateurs .

Pourquoi adopter un SIRH dans votre entreprise ?

Le SIRH est un outil de gestion des ressources humaines très efficace car il permet d'automatiser et de centraliser de nombreuses tâches. Voici ses principaux avantages.

Rendre les tâches administratives plus efficaces

Le premier avantage majeur d'un SIRH pour une DRH est le gain de temps et d'efficacité dans la réalisation des tâches administratives. En automatisant les processus tels que la gestion des congés, des paies, des formations ou encore des entretiens d'évaluation, le SIRH permet aux équipes RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que le recrutement, la gestion des talents ou le développement des compétences.

Centraliser et partager l’information

Un autre avantage significatif est la centralisation et le partage de l'information au sein de l'entreprise. Grâce au SIRH, toutes les données RH sont regroupées dans un même système, ce qui facilite l'accès et le partage de l'information entre les différents services (RH, finance, direction générale, managers, etc.). Cela favorise une meilleure coordination des actions et une prise de décision plus éclairée.

Améliorer la communication interne

Le SIRH peut également contribuer à l'amélioration de la communication interne au sein de l'entreprise. En mettant en place des outils de communication intégrés au SIRH (messagerie interne, portail collaboratif, etc.), la DRH peut renforcer la collaboration entre les collaborateurs, faciliter l'échange d'informations et favoriser un climat de travail plus transparent et participatif.

Suivre et analyser les données RH

Un autre avantage important d'un SIRH est la possibilité de suivre et d'analyser les données RH de manière plus approfondie. En centralisant les informations sur les collaborateurs, les postes, les compétences, les performances, etc., le SIRH permet à la DRH de générer des rapports personnalisés, de réaliser des analyses prédictives et d'identifier des tendances pour optimiser la gestion des ressources humaines.

Optimiser les processus de recrutement et de formation

Enfin, un SIRH peut contribuer à l'optimisation des processus de recrutement et de formation au sein de l'entreprise. En mettant en place des outils de gestion des candidatures, des viviers de talents, des plans de formation personnalisés, etc., la DRH peut améliorer l'efficacité de ces processus, réduire les délais de recrutement, favoriser la mobilité interne et développer les compétences des collaborateurs. 

Comment bien choisir votre SIRH ?

Le choix d'un SIRH est une décision stratégique pour les entreprises, car il impacte directement la gestion des ressources humaines et la performance organisationnelle. Pour sélectionner le SIRH le plus adapté à leurs besoins, les organisations doivent prendre en compte plusieurs critères et bonnes pratiques.

Analyser ses besoins et ses objectifs 

Avant de choisir un SIRH, il est essentiel de réaliser une analyse approfondie des besoins et des objectifs de l'entreprise en matière de gestion des ressources humaines. Cette étape consiste à identifier les fonctionnalités et les modules indispensables pour répondre aux spécificités de l'organisation, en prenant en considération sa taille, son secteur d'activité et ses projets de développement. Une connaissance précise des besoins permettra de sélectionner un SIRH en adéquation avec les attentes de l'entreprise.

Évaluer les solutions disponibles sur le marché 

Une fois les besoins identifiés, il est recommandé d'effectuer une évaluation des différentes solutions de SIRH disponibles sur le marché. Cette étape implique la comparaison des fonctionnalités, des coûts, de la réputation des éditeurs, de la compatibilité avec les systèmes existants et du support client proposé. En sollicitant des démonstrations, des retours d'expérience d'autres clients et des avis d'experts, l'entreprise pourra disposer d'informations pertinentes pour prendre sa décision.

Impliquer les utilisateurs et les parties prenantes

Pour garantir l'adhésion et la réussite de la mise en place du SIRH, il est crucial d'impliquer les utilisateurs finaux et les parties prenantes dès la phase de sélection. En recueillant les retours et les besoins des collaborateurs RH, des managers et des employés, l'entreprise peut s'assurer que le SIRH retenu correspond aux attentes de l'ensemble des utilisateurs. Cette approche participative favorise l'acceptation du nouvel outil et la collaboration entre les différents acteurs de l'organisation.

Prendre en compte la dimension technologique et la sécurité des données

Le choix d'un SIRH implique également de prendre en compte la dimension technologique et la sécurité des données. Il est recommandé de s'assurer de la compatibilité du SIRH avec l'architecture IT existante, de vérifier la capacité d'évolution de la solution dans le temps et de garantir la protection des données personnelles des collaborateurs. En choisissant un SIRH conforme aux normes de sécurité et aux réglementations en vigueur, vous pourrez vous prémunir contre les risques liés à la confidentialité des informations RH.

Piloter le projet et suivre la performance

Une fois le SIRH sélectionné, mettre en place un dispositif de pilotage de projet efficace et définir des indicateurs de performance pour évaluer l'impact de l'outil sur la gestion des ressources humaines sont essentiels. Un suivi régulier, des formations adaptées, des ajustements en fonction des retours d'expérience et une communication transparente sont recommandés pour maximiser les bénéfices du SIRH et assurer sa pérennité au sein de l'entreprise.

*Tous les articles de CLEPER sont rédigés par un humain.

Les contenus de nos articles s’appuient sur des recherches en sciences de gestion (Sociologie du travail, Psychologie du Travail, Economie du travail, Ressources Humaines). Nous nous attachons à citer les auteurs des différentes publications et recherches.

Comtet, I. & Chassigneux, S. (2017). Le SIRH peut-il être un outil de communication de proximité ?. Communication & management, 14, 9-18.

Dima, J., & Audrin, B. (2023). Adopter ou faire évoluer son SIRH en 2023: comment adopter une vision globale des enjeux liés à l'implantation ou au développement d'un SIRH. HR today, 20, pp-41.

Nachef, M. L. (2023). L'impact de l'empowerment sur la gestion des SIRH (Doctoral dissertation, Université du Québec à Rimouski).