Comment réussir le flex office ?

Après l'open space, c'est aujourd'hui le flex office qui a le vent en poupe : ce modèle d'aménagement basé sur la flexibilité des postes de travail fait beaucoup parler de lui car il répond à un besoin grandissant d'optimiser la surface des bureaux.

Cependant, à l'heure actuelle, les entreprises qui l'ont adopté sont encore peu nombreuses : 21 % des personnes interrogées travaillent en flex office en 2023 selon une enquête de l’Observatoire Actineo.

Découvrez en quoi consiste le flex office, s'il convient à votre entreprise et comment réussir la transition vers un bureau flexible.

Le flex office, c'est quoi ?

Le flex office est un modèle d'aménagement de bureaux qui s'organise autour d'espaces de travail diversifiés sans postes attribués (Jon, 2022). Ce terme provient de l'expression anglaise "activity-based flexible office"^[1] , qui a ensuite été abrégé en "flex office" dans le langage courant.

Flex office, desk sharing, flex desk… Quelle différence ?

Avec l'apparition du flex office, d'autres anglicismes ont également vu le jour pour décrire cette nouvelle organisation des bureaux :

• Desk sharing : comme le flex office, il s'agit du partage d'un bureau entre plusieurs collaborateurs. En revanche, le flex office va plus loin puisqu'il repense également l'agencement des pièces et des espaces de travail.
• Flex desk : le flex desk est un poste de travail non attribué. Bien que les deux termes soient souvent utilisés comme synonymes, le flex desk désigne un poste de travail spécifique tandis que le flex office désigne les bureaux dans leur ensemble.
• Open space : déjà très répandus en France, les bureaux en open space maximisent l'occupation des surfaces en réduisant au minimum le nombre de cloisons. Le flex office est considéré comme une variation de l'open space.^[2]
  
  

Comment fonctionne un flex office ?

Dans un bureau en flex office, les espaces sont organisés en fonction des tâches qui y sont réalisées^[3]. Par exemple, une pièce calme sera dédiée aux tâches de concentration, tandis que les pièces avec un tableau blanc et du matériel de projection seront réservées aux réunions.

Cela donne lieu à la création d'espaces diversifiés au sein des bureaux : coin cuisine, salles de réunion, alcôves acoustiques pour téléphoner, salons de détente, etc.^[4]

Le flex office convient-il à votre entreprise ?

Si pour certains le flex office s'est imposé comme une évidence, ce n'est pas forcément toujours la meilleure solution : 29 % des actifs travaillant au bureau ne sont pas
satisfaits des espaces de travail de leur entreprise et 1/4 d’entre eux estiment que leurs espaces de travail ne sont pas bien adaptés à leurs besoins selon le baromètre Actineo 2023.

Voici tous les éléments à prendre en compte avant de décider d'instaurer le flex office dans votre entreprise.

Les avantages du flex office

Selon une étude réalisée en 2021^[5], le flex office permet de réduire jusqu'à 30% à 50% de la surface des bureaux. En effet, beaucoup de postes ne sont pas occupés à temps plein, et le flex office permet de mieux adapter les ressources spatiales de l'entreprise à ses besoins réels^[6].

Le flex office favorise également les échanges entre les collaborateurs^[7] et contribue donc à créer (ou renforcer) une culture d'entreprise basée sur la communication.

Enfin, le flex office peut également s'avérer utile pour mieux gérer la masse salariale en s'adaptant plus facilement à la fluctuation des effectifs.^[8]

Les écueils à éviter

S'il semble très efficace au premier abord, le flex office a aussi des limites. 

Une étude a notamment montré que les pratiques réelles des collaborateurs ne correspondent pas toujours aux usages prévus dans les différentes pièces^[9]. Par exemple, la plupart des salariés ne se déplacent pas durant la journée et préfèrent conserver le même poste de travail du matin au soir.^[10]

À cela s'ajoutent certaines difficultés au niveau de la collaboration : puisqu'aucune place n'est assignée, il peut devenir compliqué de localiser un collègue pour lui poser une question.^[11]

Dans les entreprises qui combinent flex office et télétravail, certains salariés sont aussi moins enclins à se rendre au bureau car il n'y ont plus d'espace attitré pour y déposer leurs affaires et n'ont pas la certitude de côtoyer les collègues avec lesquels ils ont le plus d'affinités.^[12]

Comment manager des équipes en flex office ?

Le flex office entraîne un changement fondamental des espaces et des habitudes de travail. Il est donc nécessaire d'adopter des pratiques managériales qui correspondent à la nouvelle organisation de vos collaborateurs.

Aménagez vos bureaux efficacement

Selon une enquête communiquée au 57ème congrès de la Société d'Ergonomie de Langue Française SELF^[13], les 3 critères principaux considérés par les salariés lorsqu'ils choisissent leur poste de travail en flex office sont :

• La proximité de leur équipe.
• L'accès aux outils de travail.
• Leurs repères et habitudes.

La manière dont les bureaux sont agencés est donc déterminante pour la productivité et le bien-être de vos collaborateurs. 

Pensez à prévoir des espaces adaptés à chaque type de tâche, ainsi que des lieux où les collaborateurs peuvent se retrouver de manière informelle pendant leurs pauses.

Adoptez le management bienveillant

Par nature, le flex office transforme les habitudes des managers car ils ne sont plus forcément au contact de leurs équipes au quotidien. Ce mode de travail implique beaucoup plus d'autonomie pour les salariés, qui se retrouvent parfois seuls face aux défis qu'ils rencontrent. 

Pour maintenir la productivité et l'harmonie au sein de l'équipe, adoptez une posture de manager-coach : en responsabilisant vos collaborateurs et en leur manifestant votre soutien, vous les aiderez à prendre confiance en leur capacités et à continuer à communiquer même lorsqu'ils ne se trouvent pas dans la même pièce.

Pour aller plus loin : comment conduire des managers à devenir des leaders ?

Choisissez des outils de communication efficaces

Dans un flex office, l'utilisation des outils de télétravail est renforcée^[14], même quand le travail présentiel est obligatoire. En effet, il est plus facile d'envoyer un email que de faire le tour des lieux pour trouver un collaborateur. 

Proposer des outils de communication efficaces est donc essentiel pour que les équipes continuent à échanger sur leurs projets communs et maintiennent leur niveau de productivité.

Pour aller plus loin : les enjeux du télétravail pour le management

Commencez par une phase de test

Avant d'implémenter le flex office pour tous vos collaborateurs, vous pouvez commencer par réaliser un essai dans un service ou une équipe en particulier. Cela vous permettra de tester vos outils de communication, d'optimiser vos espaces de travail et de confirmer que ce modèle convient à votre entreprise avant de l'adopter définitivement.

*Tous les articles de CLEPER sont rédigés par un humain.

Les contenus de nos articles s’appuient sur des recherches en sciences de gestion (Sociologie du travail, Psychologie du Travail, Economie du travail, Ressources Humaines). Nous nous attachons à citer les auteurs des différentes publications et recherches.

^[1] Jon, D. (2022, October). Comprendre les formes de collectifs à travers les critères d'installation dans les bureaux en Flex-Office. In 57e congrès de la Société d'Ergonomie de Langue Française SELF.
^{[2] Heddad, N. (2021). Espace, Travail et numérique. Le cas du travail en flex office. Activités, (18-2).
[3]} Jon, D. (2022, June). Le Travail De Bureau dans le modèle du Flex-Office, une vision du travail réduite à la tâche. In Doctoriales ARPEGE 2022.
^{[4] Jon, D. (2022, June). Le Travail De Bureau dans le modèle du Flex-Office, une vision du travail réduite à la tâche. In Doctoriales ARPEGE 2022.
[4] Heddad, N. (2021). Espace, Travail et numérique. Le cas du travail en flex office. Activités, (18-2).
[5] Heddad, N. (2021). Espace, Travail et numérique. Le cas du travail en flex office. Activités, (18-2).
[6] Heddad, N. (2021). Espace, Travail et numérique. Le cas du travail en flex office. Activités, (18-2).
[7] Heddad, N. (2021). Espace, Travail et numérique. Le cas du travail en flex office. Activités, (18-2).
[8] Jon, D. (2022, June). Le Travail De Bureau dans le modèle du Flex-Office, une vision du travail réduite à la tâche. In Doctoriales ARPEGE 2022.
[9] Jon, D. (2022, June). Le Travail De Bureau dans le modèle du Flex-Office, une vision du travail réduite à la tâche. In Doctoriales ARPEGE 2022.
[10] Jon, D. (2022, June). Le Travail De Bureau dans le modèle du Flex-Office, une vision du travail réduite à la tâche. In Doctoriales ARPEGE 2022.
[11] Heddad, N. (2021). Espace, Travail et numérique. Le cas du travail en flex office. Activités, (18-2).
[12] Heddad, N. (2021). Espace, Travail et numérique. Le cas du travail en flex office. Activités, (18-2).
[13] Heddad, N. (2021). Espace, Travail et numérique. Le cas du travail en flex office. Activités, (18-2).
[14] Heddad, N. (2021). Espace, Travail et numérique. Le cas du travail en flex office. Activités, (18-2).}